政策背景及业务痛点
数字档案室是指机关在履行职能过程中,运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理,并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。
2016年国家档案局办公室印发了《数字档案室建设评价办法》,要求数字档案室建设以《数字档案室评价指标》为评价依据,评价指标共分为领导与组织、基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设、工作亮点(加分项)6个部分共38项评价指标,评价结果达到80分以上通过数字档案室评价,90分以上认定为“全国示范数字档案室”。
解决方案设计
咨询服务。协助使用单位明确分管领导、信息化部门、电子文件形成部门、保密部门在项目建设中承担的责任;协助制定电子文件归档与数字档案室工作目标、档案部门和信息化部门联合工作机制、相关工作人员岗位职责和考核制度、规划本单位中长期档案工作内容等。
管理平台建设。档案增量电子化、存量数字化、管理系统化是数字档案室的主要特征。因此,建设集成管理各类数字档案资源,具备采集、编目、著录、存储、检索、权限管理等基本功能并保证数字档案真实、完整、可用和安全的应用系统是数字档案室建设的首要任务,也是数字档案室建设的重点难点。数字档案室应用系统应以电子政务基础平台为依托,面向管辖范围内党政机关、社会团体、村(社区)、企业事业单位等各类机构提供文件归档和档案管理服务的档案云平台。它既是管辖范围内文档信息资源的采集、归档、保管、利用服务和数据交换中心,并通过OA系统、业务系统与档案管理系统的集成,实现了主要档案信息资源在线采集,全程线上操作,基本实现档案增量电子化、存量数字化的目标。
档案数字化服务。数字档案资源建设是数字档案室建设的又一重点难点。为了在增加数字档案数量的同时,优化档案资源结构,提升档案数据质量,应从两个方面着力推进:一是加强档案的采集、管理;二是通过完善文档平台相关功能,优化档案数字化加工流程,提高著录归档和数字化加工质量,并聘请中介公司对系统内各类档案信息的真实、完整、可用性进行质检,若发现问题则及时整改。
完善了档案信息安全保障机制。档案信息安全保障体系建设是数字档案室建设的另一重点难点。主要从网络系统安全、应用系统安全方面进行安全防范,同时以离线方式将系统数据备份至移动硬盘脱机保存,形成了人防、物防、技防与同城异地备份、近线备份、离线备份相结合的“三防三备”安全保障机制。
解决方案特点及优势
1、OCR识别,实现了全文检索,查询内容更加全面充分;
2、实现电子档案网上利用,让档案利用者少跑腿,甚至不跑腿,档案部门职能实现从“管档案”向“管数据”的拓展;
3、推进无纸化办公背景下大量原生类、低价值电子文件归档难题;
4、音视频档案实现流媒体在线播放;
5、凡需手工制作的报表实现系统全打印;
6、系统具备全国档案事业统计年报、各类统计及台账自动统计,统计报表并可多维度呈现;
7、借助开放式接口,实现与业务系统数据高效便捷对接,为系统推广应用奠定了基础。
典型客户
连云港海事局